Yeni bir mağaza yazılımına karar vermek işin kolay tarafıdır. Asıl soru şudur: Geçiş günü geldiğinde mağaza kapanacak mı, kasa duracak mı, eski programdaki üç yıllık müşteri ve stok verisi ne olacak? İzmir’de görüştüğümüz mağaza sahiplerinin çoğu yazılımın kendisinden çok bu belirsizlikten çekiniyor. Bu yazıda Nebim V3’e geçişin ilk 30 gününü, mağazada gerçekten neler olduğunu adım adım anlatıyoruz. Amaç, geçiş takvimini önceden görmeniz ve ekibinizi buna göre hazırlamanız.
Geçişten önce: Doğru soruları sorun
Hangi programdan gelirseniz gelin, ilk hafta yazılım ekranlarıyla değil, sizin verinizle ilgilidir. Kurulumdan önce netleştirilmesi gereken sorular şunlardır:
Hangi veriler taşınacak? Ürün kartları, barkodlar, beden-renk varyantları, cari hesaplar (müşteri ve tedarikçi), açık alacak-borç bakiyeleri ve mevcut stok miktarları taşınması gereken temel verilerdir. Geçmiş satış hareketlerinin taşınıp taşınmayacağı ise ayrı bir karardır; çoğu mağaza geçmişi eski programda raporlanabilir halde saklayıp Nebim V3’e temiz bir başlangıçla girmeyi tercih eder.
Veriniz ne kadar temiz? Eski programda aynı ürünün iki farklı kodla açılmış olması, barkodsuz ürünler, yıllardır hareket görmemiş cariler geçişte karşınıza çıkar. Bu temizliği geçişten önce yapmak, sonradan düzeltmekten çok daha kolaydır.
Geçiş tarihi ne olacak? Sezon başı ve kampanya dönemleri geçiş için uygun değildir. Ay başı, tercihen mağazanın en sakin haftası seçilir.
1. Hafta: Kurulum ve veri aktarımı
Nebim V3 kurulumu mağazanızın ihtiyacına göre yapılandırılır: kaç mağaza, kaç kasa, hangi el terminalleri, hangi e-belge entegrasyonları. Bu aşamada firma bilgileri, KDV oranları, ödeme tipleri, mağaza ve depo tanımları girilir.
Veri aktarımı bu haftanın en kritik işidir. Eski programdan alınan ürün, cari ve stok listeleri Nebim V3’ün beklediği yapıya dönüştürülür ve aktarılır. Burada mağaza sahibinin katkısı önemlidir: ürün gruplarını, beden ve renk tanımlarını, fiyat listelerini sizin onaylamanız gerekir. Aktarım sonrasında rastgele seçilen ürünlerle kontrol yapılır: barkod okutulduğunda doğru ürün, doğru fiyat ve doğru stok geliyor mu?
Bu hafta boyunca mağaza eski programla satışa devam eder. Nebim V3 henüz kasada değildir; arka planda hazırlanmaktadır.
2. Hafta: Personel eğitimi ve deneme satışları
Kasiyerlerin ve mağaza sorumlusunun eğitimi bu haftada yapılır. Deneyimimiz şunu gösteriyor: eğitim ne kadar uzun sürerse sürsün, personel yazılımı ancak kendi mağazasının ürünleriyle, kendi kasasında deneyince öğrenir. Bu nedenle eğitim genel anlatımla değil, mağazanın gerçek ürünleri üzerinde deneme satışlarıyla yapılır.
Bu haftada üzerinde durulan konular:
Kasada satış ve iade: Barkodla satış, indirim uygulama, iade ve değişim işlemleri, gün sonu kapanışı.
Mal kabul ve transfer: Depodan gelen malın mağazaya alınması, mağazalar arası transfer, irsaliye eşleştirme.
Sayım: El terminaliyle kısmi sayım ve sayım farklarının işlenmesi.
Deneme satışları ayrı bir test ortamında yapılır; gerçek stoğunuz ve gerçek kasa etkilenmez. Personelin hata yapmasına izin verilen tek hafta budur ve bu hafta iyi kullanılırsa geçiş günü çok daha sakin geçer.
3. Hafta: Geçiş günü ve açılış sayımı
Geçiş günü genellikle bir hafta sonu veya mağazanın kapalı olduğu güne denk getirilir. Sıra şöyle işler:
Eski programda son gün sonu alınır. Kasa bakiyesi, açık cari bakiyeler ve stok raporu çıkarılır; bu raporlar geçiş sonrası karşılaştırma için saklanır.
Açılış sayımı yapılır. Eski programdaki stok miktarına güvenmek yerine, mağazada fiili sayım yapılıp Nebim V3’e açılış stoğu olarak girilmesi en sağlıklı yoldur. Böylece yeni sisteme yıllardır biriken sayım farklarını taşımamış olursunuz. Küçük bir mağazada bu iş bir günde, çok reyonlu bir mağazada el terminaliyle iki günde tamamlanır.
Açık bakiyeler girilir. Müşterilerin ve tedarikçilerin geçiş günündeki alacak-borç bakiyeleri açılış fişi olarak kaydedilir.
İlk satış yapılır. Açılış günü kasada Paroni ekibinden bir kişi bulunur; ilk fiş, ilk iade, ilk gün sonu birlikte alınır.
4. Hafta: Ayarlar ve alışkanlıklar
Geçişin gerçek sınavı ilk canlı haftadır. Bu haftada ortaya çıkan konular genellikle yazılım hatası değil, mağazanın kendine özgü alışkanlıklarıdır: veresiye defteri tutan mağazalar, sözlü verilen özel indirimler, kağıtta takip edilen tadilat ve sipariş notları. Bunların her biri Nebim V3’te bir karşılığa oturtulur; örneğin veresiye için cari hesap, sipariş notları için müşteri siparişi ekranı kullanılır.
Bu haftada ayrıca ilk raporlar birlikte okunur: günlük satış, kasa raporu, mağaza stok durumu. Mağaza sahibinin bu raporları kendi başına açıp yorumlayabilmesi, geçişin tamamlandığının en net göstergesidir.
Geçişi zorlaştıran üç alışkanlık
Eski programı yanında açık tutmak. İki sistemde paralel çalışmak ilk bakışta güvenli görünür, ancak personel alışkın olduğu ekrana kaçar ve yeni sistem hiçbir zaman tam oturmaz. Geçiş gününden sonra eski program yalnızca geçmişe bakmak için kullanılmalıdır.
Veri temizliğini sonraya bırakmak. Mükerrer ürün kodları ve barkodsuz ürünler yeni sisteme taşınırsa, sorun sadece adres değiştirmiş olur.
Eğitimi tek kişiye vermek. Yazılımı yalnızca mağaza müdürü biliyorsa, izinli olduğu gün mağaza tıkanır. En az iki kişinin kasa ve mal kabul işlemlerini bağımsız yapabilmesi hedeflenir.
Geçişten sonra ne olur?
İlk ay tamamlandığında mağaza artık günlük işleyişini Nebim V3 üzerinde yürütmektedir. Sonraki adımlar mağazanın ihtiyacına göre planlanır: e-fatura ve e-arşiv geçişi, müşteri sadakat kartı, ikinci mağaza açılışı ya da e-ticaret entegrasyonu. Bunların hiçbiri ilk ayda zorlanmaz; önce temel işleyiş oturur, sonra üzerine eklenir.
Paroni Yazılım, İzmir’de Nebim V3 yetkili çözüm ortağı olarak kurulum, veri aktarımı, personel eğitimi ve geçiş günü desteğini mağazanızda yerinde sağlar. Mevcut programınızdan hangi verilerin nasıl taşınabileceğini görüşmek için ücretsiz demo talebi oluşturabilirsiniz; görüşme ve demo ücretsizdir.