Perakende ve toptan satış yapan işletmeler her gün hem e-Fatura mükelleflerine hem de bireysel müşterilere fatura keser. e-Arşiv Fatura, bu ikinci grubu — yani e-Fatura kullanmayan firmaları ve nihai tüketicileri — elektronik ortama taşır. Nebim V3, iki belge tipini tek satış ekranında yönetir; kasadaki personelin belge tipini elle seçmesine gerek kalmaz.
e-Arşiv Fatura kapsamı, GİB’in güncel tebliğleriyle belirlenen şartlara bağlıdır. İşletmenizin bu kapsama girip girmediğini ve hangi adımları atmanız gerektiğini, İzmir merkezli ekibimizle birlikte netleştiririz. Amacımız, süreci sizin için sade ve öngörülebilir hâle getirmektir.
e-Arşiv Fatura Nedir?
e-Arşiv Fatura, satıcının e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara (e-Fatura mükellefi olmayan firmalar ve nihai tüketiciler) düzenlediği faturaların elektronik ortamda oluşturulması ve GİB’in belirlediği süre boyunca elektronik olarak saklanmasıdır. Fatura kâğıda basılmadan üretilir; alıcıya e-posta, kısa mesaj bağlantısı ya da istenirse kâğıt çıktı olarak iletilebilir.
Kime kesilir?
e-Fatura kullanmayan işletmelere ve nihai tüketicilere. Yani mağazadan alışveriş yapan bireysel müşteriniz de, e-Faturaya geçmemiş bir bayiniz de bu kapsamdadır.
Nasıl saklanır?
Düzenlenen belgeler elektronik ortamda saklanır ve GİB’e raporlanır. Fiziksel arşiv, dosyalama ve kâğıt saklama yükü ortadan kalkar.
Nasıl iletilir?
Müşteriye e-posta ile elektronik olarak gönderilebilir; talep hâlinde kâğıt çıktısı da verilebilir. Bireysel müşteriye anında iletim mümkündür.
e-Fatura’dan Farkı
e-Fatura ile e-Arşiv Fatura, elektronik belge dünyasının birbirini tamamlayan iki parçasıdır. İkisini ayıran temel nokta, faturanın kime kesildiğidir.
Alıcı kim?
e-Fatura, sisteme kayıtlı mükellefler arasında düzenlenir. e-Arşiv ise sisteme kayıtlı olmayan firmalara ve nihai tüketicilere kesilir.
İletim yolu
e-Fatura alıcının GİB posta kutusuna iletilir. e-Arşiv ise müşteriye e-posta ya da kâğıt çıktı olarak ulaştırılır.
Ortak yanı
Her ikisi de kâğıt faturanın hukuki geçerliliğini taşır, elektronik saklanır ve GİB düzenlemelerine tabidir.
Perakendede
Mağaza kasasından bireysel müşteriye kesilen faturaların çoğu e-Arşiv kapsamındadır; e-Fatura ise daha çok firmalar arası satışta devreye girer.
Nebim V3’te
İki belge tipi de aynı satış akışında yönetilir. Sistem alıcının mükellefiyetine bakar ve doğru belgeyi kendisi seçer.
Kapsam
Hangi işletmenin hangi belgeyi kullanacağı, GİB’in güncel tebliğleriyle belirlenen şartlara göre değişir.
Nebim V3 ile Nasıl Çalışır?
Nebim V3’ün güçlü yanı, e-Fatura ve e-Arşiv’i tek sistemde birleştirmesidir. Satış personeli belge tipini düşünmek zorunda kalmaz; sistem alıcı bilgisine göre doğru yolu izler.
Mükellefiyet kontrolü
Fatura kesilirken Nebim V3, alıcının e-Fatura mükellefi olup olmadığını denetler. Buna göre belgenin e-Fatura mı yoksa e-Arşiv mi olacağına otomatik karar verir.
Kasada ve toptanda
Mağaza kasasından kesilen bireysel satış faturaları da, toptan satış ekranından kesilen firma faturaları da aynı akışta düzenlenir. Tek arayüz, tek düzen.
Müşteriye iletim
Oluşan e-Arşiv Fatura, müşterinin e-posta adresine elektronik olarak iletilebilir. Bireysel müşteriye satış anında düzenli bir belge ulaşır.
Ne Kazandırır?
Kâğıt ve arşiv yükü azalır
Faturalar elektronik üretilip saklandığı için baskı, dosyalama ve fiziksel arşiv maliyetleri gözle görülür biçimde düşer.
Süreç hızlanır
Fatura satış anında oluşur ve müşteriye anında iletilir. Kasada bekleme ve elle belge hazırlama azalır.
Hata riski düşer
Belge tipini sistem seçtiği için yanlış fatura kesme ihtimali azalır; kayıtlar tutarlı ilerler.
Kolay erişim
Geçmiş faturalara elektronik ortamdan hızlıca ulaşır, arama ve raporlama işlerinizi kısaltırsınız.
Mevzuata uyum
Belgeler GİB’in güncel düzenlemelerine uygun formatta üretilip saklanır; denetim ve raporlama düzenli yürür.
Müşteri memnuniyeti
Bireysel müşteri, faturasını e-posta ile düzenli biçimde alır; iade ve garanti süreçlerinde belgeye kolayca ulaşır.
İzmir’de Paroni ile Geçiş
e-Arşiv Fatura’ya geçiş, doğru kurgulandığında hızlı ve sorunsuz ilerleyen bir süreçtir. İzmir Karşıyaka merkezli Paroni Yazılım olarak bu geçişi dört adımda birlikte yürütürüz.
Durum ve Kapsam Değerlendirmesi
İşletmenizin GİB’in güncel tebliğleriyle belirlenen kapsama girip girmediğini ve mevcut fatura süreçlerinizi yerinde inceleriz.
Entegratör ve Kurulum
e-Arşiv altyapısını Nebim V3 ile entegre eder, mağaza kasası ve toptan satış ekranlarını fatura üretimine hazırlarız.
Test ve Uyarlama
Belge tiplerinin doğru seçildiğini, iletim ve saklama akışının çalıştığını test ortamında birlikte doğrularız.
Canlı Geçiş ve Yerel Destek
Ekibinize eğitim verir, canlı geçişi yaparız. İzmir merkezli ekibimiz geçiş sonrasında da yanınızda olur.
Sık Sorulan Sorular
e-Arşiv Fatura ile e-Fatura arasındaki fark nedir?
Nebim V3, e-Fatura ile e-Arşiv arasında seçimi kendisi mi yapıyor?
e-Arşiv Fatura müşteriye nasıl iletiliyor?
İşletmem e-Arşiv Fatura kullanmak zorunda mı?
Geçiş sürecini Paroni olarak siz mi yürütüyorsunuz?
e-Arşiv Fatura Geçişinizi Birlikte Planlayalım
İşletmenizin fatura süreçlerini değerlendirelim; Nebim V3 ile e-Arşiv ve e-Fatura akışını kendi satış ekranlarınız üzerinden canlı bir demoyla gösterelim.